Fazer benchmarking é "comparar para crescer", diz Priscila Souza, coordenadora de instrumentos de gestão do Instituto Euvaldo Lodi de Santa Catarina (IEL/SC). O IEL é uma organização nacional que faz parte do sistema CNI - Confederação Nacional da Indústria, voltada para formar novos empreendedores.
Priscila garante que o benchmarking pode aumentar sua competitividade. Para isso, é preciso comparar sua empresa às de seus concorrentes, ou não concorrentes, desde que sejam líderes em áreas que você quer melhorar. Ela também dá as dicas para iniciar esse processo, que inclui visitar empresas, aprender com elas como resolvem seus problemas e aplicar esse novo conhecimento para melhorar a performance de sua empresa. Para ela, o benchmarking pode ser mais proveitoso que um workshop ou uma consultoria. "A vantagem é ver a prática", diz. Priscila Souza concedeu a entrevista abaixo para Adriana Abelhão.
Benchmarking é um processo sistemático e contínuo de comparação das práticas, processos e resultados de uma empresa com as mesmas práticas, processos e resultados de seus concorrentes, visando melhorar sua competitividade.
Essa comparação pode ser feita também com empresas não concorrentes, consideradas líderes nas práticas ou processos que a empresa quer melhorar. Fazer benchmarking é comparar para crescer.
O benchmarking é um processo sistemático e contínuo. A empresa pode dizer que está fazendo benchmarking quando eventualmente vai a uma feira e conversa com um concorrente, ou quando visita outra empresa, mas isso é um embrião de benchmarking.
O processo de benchmarking consiste, primeiramente, em identificar o que vai ser comparado. É preciso ter um objetivo claro. Sem um objetivo, o empreendedor faz uma visita a uma empresa, volta, e não sabe muito bem o que fazer com as informações que conseguiu.
Um processo sistemático significa planejar, fazer visitas às feiras, às empresas, e sair daí com uma informação que realmente vai ajudar a melhorar seus processos.
Visitar concorrentes geralmente é uma coisa que não se consegue fazer. Mas não é a única opção. Se não pensarmos num setor ou ramo de atividade específico, se abstrairmos dessa idéia, veremos que numa indústria existem processos que se assemelham a outros, de outras empresas, que a princípio não são concorrentes.
Por exemplo, o processo de atendimento ao cliente, a assistência técnica. Eles existem em várias empresas, independente do setor onde atuam. Se quero melhorar o atendimento ao cliente, preciso identificar qual é a empresa que está colocada numa posição de excelência nessa questão. O ideal é não focar numa só, mas ter várias referências.
Identificar um objetivo. Qual é a área ou função que é necessário melhorar? A área administrativa, produtiva, comercial? A partir da definição do que vai ser comparado, o próximo passo é identificar com quem comparar -- o ideal é localizar uma empresa excelente para aquele processo em foco.
Por exemplo, entrar em contato com associações comerciais e industriais, pesquisar na Internet ou em publicações. A própria rede de contatos do empreendedor pode trazer essas informações. Ele pode pedir ajuda a consultorias, mas pode fazer por conta própria.
É preciso sistematizar o processo, fazer um planejamento de visitas, depois estudar e consolidar as informações que conseguiu, analisar e transformar o resultado dessa pesquisa num plano de ação. Os dados devem ajudá-lo a tomar decisões sobre o que deve ser melhorado.
Na área de logística, por exemplo, um indicador muito utilizado é o de entregas dentro do prazo. Para o setor jornalístico a entrega no prazo é crucial. Esse setor é um grande candidato a ser uma referência na questão da logística, porque nele a entrega é função crítica.
Vamos dizer que 98% das entregas de uma determinada empresa são feitas no prazo.
Não basta saber que essa empresa tem um percentual alto. É preciso saber o que ela faz para conseguir esse resultado. Esse deve ser o foco do benchmarking. É isso que tem que ser explorado durante a visita. Que tecnologia ela utiliza? Que capacitação deu a seus funcionários?
Ah! A empresa tem um sistema de informação muito eficiente, lá na ponta tem vendedores com palmtops, usa Internet... Vai-se coletando as informações que expliquem como a empresa conseguiu melhorar esse processo, para, a partir daí, voltar e tomar decisões.
É bem mais fácil. Empresas que são referência, geralmente, têm orgulho disso e gostam de falar e mostrar suas práticas. Então, se não for um concorrente, não há problema.
Analisar os dados. É necessário verificar como aplicar essas boas práticas, se estão de acordo com as estratégias da empresa, se há recursos, se vale para o setor, se aquilo tudo faz sentido. E não adianta fazer uma vez só.
É preciso avaliar o posicionamento da empresa, tentar melhorar e depois verificar se melhorou mesmo ou não. Os concorrentes não ficam parados. Esse trabalho tem que ser refeito continuamente e verificar para onde foram as referências. Se elas foram mais além, podemos ir também.
Isso só é possível se existir um mediador. É o caso do IEL. Fazemos benchmarking entre concorrentes, chamado benchmarking competitivo. Somos a instituição mediadora que garante o sigilo das informações. Não se vêem os dados das empresas em particular.
Funciona a partir da comparação dos dados da empresa a um banco de dados com informações de um grupo de empresas de um mesmo setor. Somos a única instituição credenciada pela gestora do banco de dados internacional, a Comparison International, a aplicar a metodologia benchmarking industrial a partir desses dados, no Brasil.
Essa metodologia está voltada para grandes empresas. Estamos constituindo também um banco de dados para a pequena empresa. Atualmente avaliamos grupos organizados em Arranjos Produtivos Locais (APLs).
Um banco de dados específico para aplicar o benchmarking competitivo entre pequenas empresas de base tecnológica está em processo de desenvolvimento no IEL. Estamos fazendo algumas adaptações, mas o sistema ainda não está disponível.
A vantagem é ver a prática. Não é ruim assistir uma palestra de um consultor, mas ver o processo é algo totalmente diferente.
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